– Näitä olikin näin paljon. Tiesin vain osan, päivittelee Eija Sinkko, joka oli tullut Lemin kotiseutuarkistoon noutamaan Lemin Vanhustentuen pöytäkirjoja ja muita dokumentteja. Arkisto pitää nyt tyhjentää, jotta paperitoukat eivät pääse tekemään tuhojaan.

Ensimmäiset noutajat saapuivat paloasemalle perjantaina aamupäivällä, mutta mitään ryntäystä aineistoja pelastamaan ei ollut. VPK:n naisosasto on perjantaina kello 18:an saakka ja ensi maanantaina kello 11-18 avaamassa ovia ja ottamassa talteen tiedot mukaan otettavasta aineistosta ja sen noutajasta.

Kotiseutuarkisto on ollut enemmän ja vähemmän tuuliajolla kohta 20 vuotta; se perustettiin vuonna 2005 ja kesällä 2006 yhdistysaktiivit saivat koulutusta aineistojensa arkistointiin. Vuoteen 2006 mennessä arkistoon tuodut materiaalit arkistonjärjestäjä Johannes Valo kirjasi ylös järjestelmällisesti. Sen jälkeen aineistoja on arkistoon tuotu turvaan ja säilytykseen eri tahoilta. Se on usein tarkoittanut, että on etsitty vapaana oleva hylly tai muu taso, minne laatikko tai mappipino on jätetty.

Arkistossa oli alkujaan myös työskentelytila, jossa aineistoja voi lueskella ja kirjoittaa muistiinpanoja. Sekin on jäänyt nimelliseksi, kun materiaali on pursunut yli.

Anneli Lattu on mapittanut VPK:n naisosaston papereita niillä ohjeilla, jotka hän sai kesällä 2006 pidetyllä kurssilla. Porukkaa kurssilla silloin oli, mutta monessa järjestössä ovat aktiivit vaihtuneet tuon jälkeen. Arkistossa on myös yksityisten perintöä, joille ei välttämättä löydy nyt noutajaa.

Arkistointiohjeita löytyy verkosta, ja ne kannattaa lukea, kun papereita aikanaan palautetaan puhdistettuun tilaan. Ohjeistusta arkiston uuteen täyttöön ja tekijää kirjaamattoman aineiston kirjaamiseen kuitenkin tarvitaan. Arkisto perustettiin POMO+ -hankkeena, ja nytkin asiassa olisi ainekset Leader-hankkeeksi.

– Pitöjäyhdistys Elävä Lemi ry. hallinnoi järjestöjen yhteistä tiliä, jolle tilitetään kesätorin tuotot. Niistä ehkä voisi saada omarahoitusta, Anneli Lattu pohtii.’

Monista tuhansista euroista ei olisi kyse, jos jostain saadaan arkistointia ymmärtävä tekijä. Arkistossa on myös Lemin kunnan aineistoa, ainakin leikekirjat. Kunta oli mukana myös vuosien 2005 ja 2006 hankkeissa. Vuoden 2006 jatkohankkeessa ajatuksena oli virittää yhteistyötä myös koulujen suuntaan.

Iso arkisto-operaatio sai alkunsa, kun paloaseman johtokeskuksessa, jonka perähuoneessa arkisto sijaitsee, havaittiin paperitoukka. Itse arkistosta pahantekijää ei ole saatu kiinni, mutta ainakin Lions Clubin viiriä oli kutsumaton vieras käynyt nakertelemassa. Papereiden kimppuun ei aaltopahvista tykkäävä toukka ole vielä ehtinyt.

Arkistointimateriaaleihin kannattaa kiinnittää huomiota. Ajan hammas tekee joissain materiaaleissa tuhoja ilman toukkiakin.

VPK:n naiset partioivat arkistolla perjantaina iltakuuteen ja maanantaina kello 11-18.

Tässä vielä arkistointiohjeet Yhdistoimijoiden verkkosivuilta:

Arkistointi

Kaikkia asiakirjoja ei voi eikä kannata säilyttää pysyvästi. Arkistotilat ovat yleensä rajalliset ja liian laajasta arkistosta on vaikea löytää olennaista tietoa. Siksi asiakirjat jaetaan pysyvästi säilytettäviin ja hävitettäviin asiakirjoihin. Järjestyksen säilymiseksi pysyvästi säilytettävät ja hävitettävät asiakirjat kannattaa sijoittaa eri mappeihin ja kansioihin.

Talletettava asiakirja voi olla esimerkiksi paperinen asiakirja, valokuva, dia, filmi, video, äänite tai atk-tallenne. Osa siakirjoista on säilytettävä määräaikaisesti tai ikuisesti.

MITÄ ARKISTOIDAAN PYSYVÄSTI

Kaikki yhdistyksen toimintaan liittyvä ja  itse tuotetut aineistot  arkistoidaan pysyvästi

• pöytäkirjat
• kirjeenvaihto
• toimintakertomukset ja -suunnitelmat
• puheet, esitelmät, artikkelit
• lentolehdet, esitteet, tiedotteet
• selostusaineistot
• kampanja-aineistot
• juhla-aineistot ym.
• valokuvat, videot, äänitteet

MITÄ EI TARVITSE SÄILYTTÄÄ PYSYVÄSTI

• keskusjärjestön lähettämät kiertokirjeet (lähettäjä arkistoi)
• saapuneet yleiskirjeet, ilmoitukset, mainokset
• tilitositteet säilytetään 6 vuotta tilintarkastuksesta.
• Kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat (päivä- ja pääkirja sekä tuloslaskelmanja tase liitetietoineen) ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä

MITEN YHDISTYKSEN  ASIAKIRJAT ARKISTOIDAAN

• jokaisesta asiakirjasta tulee arkistoida alkuperäinen kappale. Asiakirjassa tulee olla tarpeelliset päiväykset ja allekirjoitukset (pöytäkirjat allekirjoitettuna)
• alkuperäiskappale on arkistoitava heti käytön jälkeen, jotta asiakirjan säilyminen on taattu
• myös tietokoneella tallennetuista asiakirjoista, esim. lähetetyistä kirjeistä, tärkeistä sähköpostiviesteistä ja julkilausumista on tehtävä paperitulosteet arkistoa varten
• arkistoitavaan asiakirjaan on hyvä merkitä lyijykynällä sana arkistokappale jotta se ei sotkeudu kopioihin
• arkistoitavista papereista on poistettava metalliset paperiliittimet
• asiakirjat on hyvä arkistoida kansioihin. Kansion selustaan kirjoitetaan arkistokaavan mukainen aineiston sisältö ja aikamäärä

Yhdistyksessä kannattaa selvittää mihin voi siirtää vanhat arkistoaineistot.   Suositeltavia arkistoja ovat oman alan yksityiset keskusarkistot. Eri järjestöt pitävät yllä omia keskusarkistoja.

Lisätietoja saat saat myös maakuntarkistoista tai kansallisarkistosta.

Kirjallisuutta

Toim Marja Pohjola ja Petri Hakala, Arkistot kuntoon –  yhdistyksen käsikirja, Tieteellisten seurojen arkistokäsikirja, Vaasa 2003

Juttua korjattu 6.1. kello 11.43: Elävä Lemi ry, on koko Lemin alueella toimiva pitäjänyhdistys, ei kyläyhdistys. Virhetulkinta toimittajan.